Управление электронной почтой – сложная задача. От своевременного ответа на электронные письма и добавления напоминаний к основным электронным письмам – есть множество вещей, требующих нашего внимания. Кроме того, множество спам-писем, засоряющих входящие, усугубляют головную боль. В конце концов, неорганизованный почтовый ящик затрудняет поиск важных писем.
Да, управление электронной почтой – сложный бизнес, но, к счастью, его можно упростить с помощью правил. Outlook 365 Webmail поддерживает множество правил, которые позволяют пересылать электронные письма в определенную папку. Вы можете сразу удалить письма от определенного отправителя. Звучит круто, правда?
Прежде чем мы начнем, давайте быстро рассмотрим, как работают правила электронной почты.
- Как работают правила
- Как создавать правила в Outlook 365
- Когда следует использовать правило “Прекратить обработку дополнительных правил”?
- Редактирование и управление правилами в Outlook 365
- Дополнительные советы: грамотное управление электронной почтой
- 1. Очистка электронных писем
- 2. Блокировка отправителей и доменов
- Здравствуйте, умный почтовый ящик!
Как работают правила
Правила – это способ получить чистый и организованный почтовый ящик. Типичное правило состоит из триггера, действия и исключения. Как только правило срабатывает, оно запускает действие, такое как удаление сообщения электронной почты, добавление его в папку или переадресацию в другую учетную запись.
Когда дело доходит до правил, Outlook 365 имеет множество опций. , и действия, и условия. Вы можете либо сопоставить тему, либо выбрать конкретный адрес, либо вручную выбрать имя отправителя.
И что самое приятное, вы можете добавить столько условий, сколько захотите. Все, что вам нужно сделать, это выбрать правильные условия.
То же самое и с действиями – вариантов много. Итак, все, что вам нужно сделать, это создать правило, выбрать условие для обработки дополнительных правил, а затем бинго!
Теперь, когда мы установили, как работают правила, давайте посмотрим, как их создавать.
Также on Guiding Tech
Как создавать правила в Outlook 365
Шаг 1 : откройте Outlook и щелкните значок Параметры в правом верхнем углу. Затем нажмите «Просмотреть все настройки Outlook» внизу.
Шаг 2. Выберите “Электронная почта” на левой панели, а затем выберите “Правила”. Теперь нажмите на опцию Добавить новые правила и дайте имя новому правилу.
Если вы выбираете условия” Люди “, вам нужно будет ввести правильные адреса. Что касается тем, вам нужно будет добавить точные ключевые слова.
Шаг 3: После того, как вы сосредоточились на условие, пора добавить действие. Действие представляет собой то, что вы хотели бы делать с электронными письмами, соответствующими указанным выше условиям.
Прямо сейчас веб-почта Outlook 365 позволяет пересылать, удалять, закреплять электронные письма и многое другое.
Шаг 4 : Вы хотите, чтобы правило электронной почты не срабатывало время от времени? Если да, нажмите «Добавить исключение» и введите необходимое условие.
Затем нажмите Сохранить. Здесь вы создали правило электронной почты.
Также на Guiding Tech
Когда следует использовать правило “Прекратить обработку дополнительных правил”?
Вы, должно быть, обратили внимание на флажок “Прекратить обработку дополнительных правил” при создании правил. Этот вариант применяется, если у вас есть несколько правил в вашем почтовом ящике, которые могут применяться к одному сообщению.
Например, предположим, что у вас есть правило A, которое перемещает все информационные бюллетени из Guiding Tech в папку с именем GT NL и еще одно Правило B, которое перенаправляет все электронные письма с ключевым словом ‘Android’ в вашу дополнительную учетную запись электронной почты.
В этом сценарии вы не хотите, чтобы правило B выполнялось после успешного выполнения правила A. Вот тогда и появляется опция «Остановить обработку дополнительных правил». После выполнения определенного условия он останавливает выполнение других правил.
Для этого вы должны убедиться, что приоритет правил установлен соответствующим образом, что мы увидим в следующем пункте.
Редактирование и управление правилами в Outlook 365
В Outlook 365 правила выполняются в соответствии с порядком в таблице. К счастью, порядок не является постоянным, и вы можете изменить приоритет.
Для этого нажмите стрелки вверх и вниз. Чтобы изменить правило, щелкните значок «Изменить» и внесите изменения. Не забудьте сохранить их!
Дополнительные советы: грамотное управление электронной почтой
1. Очистка электронных писем
Очистка – еще один способ очистить почтовый ящик. Подобно Правилам, этот позволяет автоматически удалять все сообщения от определенного отправителя.
Он не просто удаляет электронные письма. Вы можете удалить электронные письма или сохранить последнюю электронную почту в цепочке..
Очистить электронную почту очень просто. Просто откройте письмо, которое вас беспокоит, и нажмите значок «Очистить» вверху.
Затем выберите параметры в раскрывающемся списке. Второй – лучший, так как автоматически создает правило. После этого нажмите «Сохранить».
Также в Guiding Tech
2. Блокировка отправителей и доменов
Помимо вышеперечисленного, вы можете полностью заблокировать определенных отправителей и домены. Просто перейдите в раздел «Нежелательная почта», нажмите «Добавить» и введите адреса электронной почты или имя домена.
В то же время вы также можете добавить надежных отправителей и домены. Этот параметр гарантирует, что важные электронные письма (или электронные письма от важных людей) не попадут в корзину.
Просто нажмите «Добавить» и добавьте имя домена или адреса электронной почты.
Здравствуйте, умный почтовый ящик!
Вот как вы можете создавать правила и управлять ими, а также очищать свой почтовый ящик от всего бессмысленного беспорядка. . В конце концов, мы не можем позволить себе пропустить важные электронные письма, не так ли?
Если вы используете какие-либо интересные правила, которыми хотите поделиться, упомяните их в разделе комментариев ниже.
Далее: Хотите избавиться от нежелательных информационных бюллетеней из своего почтового ящика? В следующем сообщении вы узнаете, как это сделать.
Вышеупомянутая статья может содержать партнерские ссылки, которые помогают поддерживать Guiding Tech. Однако это не влияет на нашу редакционную честность. Содержание остается непредвзятым и аутентичным.